Un flujo de trabajo fácil para maximizar las donaciones caritativas y minimizar los dolores de cabeza por impuestos.

Track charitable donations in Trello

Empieza el año nuevo bien siguiendo tu resolución de donar más a la caridad. Trello está aquí para ayudar:

Un enorme «qué hacer» que puede perderse en la mezcla de fin de año es hacer donaciones caritativas. Por razones de impuestos, estos cheques deben ser emitidos antes de fin de año, pero hay mucho que hacer para maximizar sus donaciones. ¿La solución? Empezar a principios de año, y mantener todo en un solo lugar. Aquí hay una forma sencilla de estructurar una junta de Trello para llevar un registro de las donaciones caritativas, agilizar su declaración de impuestos, y mantenerse organizado año tras año.

Organizarse temprano

En lugar de pasar el tiempo escarbando en los buzones y hurgando en los archivadores para encontrar los recibos al final del año, establece una tabla de Trello al comienzo del nuevo año. Usar Trello para guardar toda la documentación puede ahorrar mucho tiempo cuando estás listo para comprometerte, y especialmente cuando es el momento de presentar tus impuestos.

Comienza creando una lista que contenga las solicitudes de donación. A lo largo del año es común recibir por correo electrónico y por correo postal solicitudes de donaciones de varias causas. No siempre es el momento adecuado para recibir algo, pero tal vez quieras recordar esta causa más tarde. Tal vez es algo que te gustaría investigar más antes de dar. Tira todo esto en una lista titulada «Solicitudes de Donaciones» para que nunca dejes pasar la oportunidad de comprometerte con una gran causa. Al final del año, cuando estés listo para hacer estas donaciones, te agradecerás a ti mismo por añadir esas tarjetas.

Consejo profesional: utiliza la función de «email a tarjeta» para reenviar inmediatamente un email que recibas de una organización directamente a una tarjeta de tu lista de «solicitudes de donación»:

Use email to board in Trello to track charitable donations

Llevar la cuenta año por año

La siguiente lista a añadir es «Lugares que quiero/queremos donar». Cualquier tarjeta de la lista de «Solicitudes de donación» a la que esté seguro de que va a donar debe ser movida a esta lista. Si usa Trello cada año, entonces puede copiar su tarjeta del año pasado y ver fácilmente a quién ha donado anteriormente e inmediatamente moverlas a esta lista, asegurando otra donación este año. Si pone información sobre la caridad en la descripción de la tarjeta, esto se mantendrá cuando se copie el tablero.

Puedes hacer otras listas para cualquier tipo de iniciativas relacionadas con la donación: colectas de alimentos y ropa, membresías anuales (como museos), o carreras de 5K. Las donaciones a muchas de estas organizaciones son deducibles de impuestos, por lo que es importante tener a mano toda la información relevante en la temporada de impuestos.

Trello labels help track charitable donations by type.

Consejo profesional: Utiliza las etiquetas para distinguir las diferentes causas, en caso de que necesites hacer una búsqueda rápida, o simplemente quieras ver cómo está distribuida tu donación.

Manténgase a la cabeza del juego, y usted mismo

La siguiente lista es «Donado», y las cartas se mueven aquí cuando se han comprometido. En el reverso de la tarjeta, añada la cantidad donada, y adjunte el recibo o el número de confirmación. Cualquier documentación que quiera tener a su alcance a la hora de declarar impuestos debe ser colocada en el reverso de la tarjeta.

Esta es también una práctica especialmente útil si se coordina con un cónyuge u otros familiares en sus donaciones. Si se tomaron un tiempo para escribir algunos cheques para ambos, entonces mover las tarjetas a «Donaciones» significa que es fácil ver qué organizaciones benéficas ya han sido atendidas. Alternativamente, pueden etiquetarse en diferentes tarjetas, para que haya algo de transparencia en la forma en que se reparte la carga de trabajo.

Store charitable donation receipts in Trello.

Consejo profesional: toma una foto desde tu teléfono directamente a la tarjeta. Esto es especialmente útil para llevar un registro rápido de los recibos de papel. La instantánea se carga inmediatamente en la tarjeta.

No Fuss Filing

La lista final se llama «Archivado» y aquí es donde se mueven las tarjetas después de haber sido detalladas en sus declaraciones de impuestos. ¿No se sentirá complacido cuando vea todos los recibos y la documentación adjunta a cada tarjeta de caridad? No sólo te estás ahorrando una molestia durante el ajetreo de fin de año, sino que también te estás quitando la presión durante ese otro tiempo agitado: la temporada de impuestos. Esencialmente estás matando dos pájaros estacionales inducidos por el estrés con una tabla de Trello.

Mantenerse organizado cuando llega el momento de detallar las donaciones caritativas en sus declaraciones de impuestos no es exactamente la forma más glamurosa de empezar bien el año nuevo, pero es una de las más efectivas. Trello proporciona una solución simple para mantener el proceso claro y organizado durante todo el año. Esto también facilita la coordinación con un cónyuge o un contador. Ya sea que sea el momento de donar, o el momento de archivar, toda la información está ahí para ti, prolijamente almacenada en una pizarra Trello.

Así que antes de tirar ese cubo de hielo sobre tu cabeza, recuerda hacer una tarjeta en una tabla de Trello con tu donación. ¡Puede que tengas demasiado frío para hacerlo después!

Hemos creado un tablero de muestra que puedes copiar para empezar:

Charitable donations sample Trello board

Tablero de muestras de donaciones caritativas – ¡Copiado! (cómo copiar tableros)

¿Utiliza Trello para maximizar sus donaciones caritativas, u organizar sus declaraciones de impuestos? Cuéntanos en Twitter, Facebook, o en los comentarios de abajo.

Un agradecimiento especial a Daniel y Lena LeCheminant por compartir este increíble flujo de trabajo.

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