Un ritual de planificación semanal para hacer un balance de Trello de una manera muy eficiente.

Los buscadores de productividad lo quieren todo, ¿no? ¿Rituales matutinos, nocturnos y ahora también un ritual de planificación semanal para hacer balance?

¿Parece demasiado para andar por ahí con una lista de cosas por hacer en la mano, toda la semana, todas las semanas? Sin embargo, este tipo de hábito le ahorra tiempo y energía y le ayuda a progresar en la dirección correcta. Expertos en productividad como David Allen, autor de Getting Things Done, lo recomiendan.

¿Pero por qué es tan importante pasar tiempo cada semana revisando sus tareas y planificando la semana siguiente?

Las 4 claves para un proceso de planificación semanal

Mantenerse en el camino

La principal ventaja de un ritual semanal para hacer un balance es que le permite progresar hacia sus objetivos, evitando la sensación de estar abrumado. Si sólo comprueba su progreso una vez al mes (o menos), le llevará demasiado tiempo averiguar si está atrasado, si está trabajando en algo irrelevante y puede pasar por alto el hecho de que no está progresando tanto como esperaba.

Iterar y mejorar

Según este estudio de Harvard, es mejor pensar en una tarea que repetirla tontamente. Por supuesto, la práctica hace la perfección, pero sólo si te paras a pensar en lo que estás haciendo. Un ritual de planificación semanal le da la oportunidad de detenerse y mirar sus proyectos y ver lo que puede mejorar. Esto es esencial para el progreso, y si pasas tiempo reflexionando, puedes mejorar realmente la forma en que haces algo, sin importar lo que hagas.

Dinamismo

Un ritual de planificación semanal también ayuda a empezar la semana sintiéndose organizado y realizado. Goals Infinite dice que serás un ganador sólo por organizarte y prepararte para la semana. Además, dedicar un tiempo a pensar en lo que acabas de lograr la semana anterior te da un impulso extra para seguir adelante con nuevas tareas y proyectos.

Planificación realista

¿Alguna vez has añadido a tu lista más tareas de las que realmente puedes realizar? Es fácil dejarse llevar y acumular demasiadas cosas en un día (y una semana). Un ritual de registro semanal puede ayudarle a planificar su semana de forma realista y asegurarse de que pone la cantidad adecuada de trabajo en su horario.

Desarrolla tu propio ritual semanal

Te gustaría disfrutar de los beneficios de un horario semanal de tus tareas, pero ¿cómo lo estableces? Una reunión semanal apropiada contiene tres elementos: Rutina, Reflexión y Planificación. Aquí hay algunas formas prácticas de estructurar su ritual semanal.

1. entrar en la rutina

Tienes que empezar con la rutina, porque tu ritual de planificación semanal (ejemplo de gráfico aquí) no cambiará nada si lo haces sólo una vez al año, ¡o incluso una vez al mes! Si tienes que hacerlo cada semana, hay una razón y tienes que convertirlo en un hábito.

• Empiece estableciendo un día y una hora para su proceso de planificación semanal . Mike Vardy, presentador del Productivityist Show, hace su programa semanal todos los domingos. Personalmente, prefiero hacerlo el sábado por la mañana. Es importante que esto sea antes de comenzar un nuevo ciclo de trabajo. No debería ser a mitad de la semana, sino cuando termines el ciclo y te prepares para el de la próxima semana.

• A continuación, defina un lugar en el que desee realizar su proceso de planificación semanal . Incluso si viajas y no estás siempre en el mismo lugar, siempre es útil tener un lugar específico donde ir cuando planeas tu semana. Esto puede ser en casa, en su oficina, en su sofá o en la mesa de la cocina. Para mí, es mi cafetería favorita a unos cinco minutos de casa. Me encanta el cambio de escenario y no puedo esperar a salir de casa para planear mi semana.

• Por último, es necesario definir una lista de control y tener un plan de actividades para hacer cada semana . Es más difícil crear una rutina si tienes que pensar en ello cada semana. Anote los elementos que desea incluir en cada programa semanal y mantenga esta lista de verificación disponible para cada nuevo ciclo semanal. Una forma fácil de hacerlo es crear un mapa de Trello que se repita automáticamente cada semana y que se pueda llamar «Punto Semanal», con su lista de control. Puede que se vea así:

Estás decidido a convertirlo en una rutina… así es como puede ser esa rutina.

2. Piensa en la semana pasada

¿Recuerda los beneficios de la reflexión y la iteración sobre lo que se ha logrado? ¡Para hacer esto, necesitas revisar lo que has hecho y pasar un tiempo pensando! Aquí hay algunas formas prácticas de hacerlo.

Revisar las tareas completadas

Echa un vistazo a lo que has estado trabajando durante la última semana. Lo encuentro fácil de hacer ya que organizo mis tareas semanales en un gráfico de Trello.

Puedo revisar fácilmente todo lo que hay en la columna «Hecho». Es importante revisar cada proyecto y anotar si queda algo por hacer o cuál es el siguiente paso. También es importante ver lo que no se ha completado y entender por qué.

¿Sobreestimé mi tiempo? ¿Había algo que me retenía? Si observo patrones recurrentes (como siempre planear demasiado trabajo, o ser frenado por la misma persona u obstáculo), esta es una buena manera de empezar a hacer ajustes.

Examinar el valor añadido

Dado que parte del ritual de su punto semanal es asegurarse de que está haciendo un trabajo que vale la pena, es útil crear una forma de asignar un valor a cada una de las tareas en las que trabaja. Añado una versión modificada de los puntos de la historia a cada tarea cuando programo mi semana.

Nota: un punto de historia es un número que te dice cuánto esfuerzo se necesita, pero me pareció más útil asignar un número que refleje VALOR en lugar de esfuerzo. Esto me ayuda a cuantificar el valor añadido de una tarea, en comparación con las otras tareas de mi lista.

Al final de la semana, cuento el total de puntos de valor que gané y qué tareas eran de bajo valor. A veces puedo eliminar estas tareas por completo, pero a veces encuentro maneras de hacerlas más rápido.

Seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo es una gran manera de ver si realmente estás haciendo lo que crees que estás haciendo. Es fácil presumir y luego decir que estamos trabajando mucho en el lado, estudiando o teniendo otra prioridad. Pero, ¿es todo esto cierto? Llevar la cuenta del tiempo de trabajo es la mejor manera de averiguarlo. Y es más fácil de lo que crees.

Puedes usar un Trello Power-Up como Harvest para llevar la cuenta del tiempo en tu gráfico semanal, una herramienta como Toggl o Timing App, o incluso sólo una buena hoja de cálculo. Defina sus tipos de tareas y empiece a controlar cuánto tiempo pasa realmente trabajando en cada grupo de tareas. Su punto semanal es un buen momento para analizar cuánto tiempo dedica a sus tareas. ¿Es esto lo que pensabas? ¿O es un poco menos?

Vuelva a leer su diario

Su ritual de planificación semanal es el momento perfecto para releer su periódico. No es un diario como los que se llevan cuando se es adolescente. Es un apoyo para organizar tu mente. Llevar un diario tiene muchos beneficios, y aunque no estés seguro de haberlo visto para empezar, vale la pena intentarlo. Durante su planificador semanal, repase rápidamente lo que escribió la semana anterior y piense en las tendencias que observa.

Revise su buzón de sugerencias

Cada semana tienes nuevas ideas… ¿pero qué haces con ellas? La peor respuesta es «nada de nada» y la segunda peor respuesta es «¡Los pongo a todos en acción tan pronto como se me ocurren! «

Una mejor manera de ordenar tus ideas es ponerlas juntas en lo que me gusta llamar una » caja de ideas «. Puedes hacer esto muy fácilmente en un tablero de Trello: sólo tienes que crear una lista de «ideas» y añadir una tarjeta cada vez que tengas una nueva. Ni siquiera necesitas entrar en Trello, simplemente puedes enviar un correo electrónico a tu tablón de Trello.

No actúes con la idea de inmediato. Sólo grábalo. Esto crea una distancia que le permitirá evaluarlo mejor más tarde, y compararlo con otros. Al final de la semana, revisa todo lo que hay en tu buzón de sugerencias. Algunas de sus ideas pueden no ser tan grandes como usted cree, y otras pueden valer la pena añadirlas a su calendario, lista de lectura o lista de proyectos futuros.

3. Planea la semana que viene

Una vez que has pasado un tiempo pensando, estás listo para el siguiente paso: la planificación. ¡Utiliza lo que has aprendido en el paso anterior para prepararte para la próxima semana con un bang! Aquí hay algunas cosas a considerar cuando se planifica.

Prepara tu lista

Encuentra un lugar para listar todas tus tareas de la semana. Para mí, es Trello. Es fácil para mí ordenar lo que he logrado en Trello y encuentro que también es un gran lugar para organizar mis tareas para la próxima semana. Ya sea que uses papel, Trello u otro programa, es importante mantener todo en un solo lugar.

Añade tareas de tus grandes objetivos

Si estás leyendo esta entrada de blog, es probable que seas un gran planificador y tengas objetivos ambiciosos. Cada semana, cuando planifiques, debes revisar esta lista de objetivos y asegurarte de que los proyectos que añadas a tu semana te acerquen a esos objetivos.

De hecho, sólo debería tener tareas en su lista de tareas que se relacionen con estos objetivos generales… ¡todo lo demás es sólo una distracción!

Añadir tareas de su calendario

El ritual de examen semanal es una buena oportunidad para revisar su calendario de la semana. ¿Necesitas preparar eventos o reuniones? Me gusta añadir mis reuniones como tarjetas en mi tablero de trello para ayudarme a visualizar mi semana. También es fácil usar mi tabla de Trello como un calendario activando el Calendario de Encendido. Puedo añadir horas y fechas a las tarjetas que representan reuniones y eventos y ver fácilmente mi horario de la semana sin tener que salir de Trello!

Asegúrate de que todo esté claramente definido

Dependiendo de su horario y sus objetivos generales, debería tener su lista de tareas para la semana. Asegúrate de que cada tarea esté claramente definida.

Una tarea claramente definida debe ser:

• Claire: Ya sabes cómo debería ser la tarea «terminada»: no tienes ninguna duda sobre la piedra que completará este proyecto.

• Cuantificable : hay una diferencia entre «escribir parte de mi libro» y «escribir 10.000 palabras».

• Específico : no deberías tener que leer una tarea varias veces para entender lo que se supone que debes hacer.

Me gusta usar la función de lista de control de Trello para definir las tareas con más precisión, dividiéndolas en tareas más pequeñas. Es genial validar un montón de pequeñas tareas y ver lo rápido que se avanza.

Tiempo de bloqueo para estas tareas

Has identificado tus tareas, ahora pasa unos minutos planificándolas añadiéndolas a tu calendario. Muchos expertos en productividad juran por el mantra, «si no está programado en tu calendario, pronto se olvida».

Una gran manera de asegurarse de que tiene un número realista de tareas para la semana es añadirlas a su calendario y ver si todo encaja. Crea un evento en el calendario para esta entrada del blog, para una carrera… ¡todas las tareas que planees hacer! Sólo asegúrate de tener un poco de libertad de acción, no llenes cada minuto de tu calendario, de lo contrario te quemarás.

Algunas personas juran por los espacios de tiempo bloqueados en la agenda, pero eso no es para todos. Personalmente, prefiero un poco más de flexibilidad en mi horario para poder trabajar en un proyecto que me apasiona en este momento. Puedes probar las franjas horarias predefinidas, ¡pero no seas obstinado si ves que te entorpece en lugar de ayudarte!

¿Listo para energizar su rutina?

Un ritual de planificación semanal para hacer un balance no tiene por qué ser complejo, ni tiene que ser muy largo. Sólo necesitas tomarte unos minutos de descanso para reflexionar sobre la semana anterior y planear la siguiente.

Una vez que te acostumbres, se convertirá en algo que disfrutes y pronto descubrirás que vale la pena.

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