Un sinfín de métodos de organización para sus proyectos personales
¿Ver Netflix o escribir un cuento? ¿Pasar el rato con amigos o hacer una red en Linkedin? ¿Dormir o codificar? No es fácil de decidir (o es muy fácil: Netflix, salir, dormir).
La semana laboral de 35 horas parece ser cada vez más larga; algunos estudios muestran que el 24% de la población activa trabaja incluso una media de 52 horas semanales.
El tiempo se nos escapa de las manos, y nuestra energía se escapa con él. En estas condiciones es difícil invertir tiempo en un proyecto personal a pesar de nuestro deseo, sin tener buenos métodos de organización del trabajo. Sin embargo, las investigaciones han demostrado que tener proyectos personales mejora el rendimiento laboral, promueve la creatividad, la inspiración y contribuye a nuestro bienestar.
¿Y si tuvieras una forma de organizar tu trabajo y administrar tu tiempo que te permitiera llevar a cabo un proyecto personal cuando no tienes tiempo para nada? Esta ha sido mi misión durante los últimos años, haciendo malabares entre mi trabajo – que me encanta – y proyectos paralelos que están cerca de mi corazón.
Aquí están los 6 pasos de mi método de organización para asegurarme de que puedas realizar tus proyectos personales aunque no tengas tiempo.
Inspírese en el método preferido de organización de las puestas en marcha
La imagen de arriba viene de Eric Ries, el hombre que hizo famosa la teoría del desarrollo de productos ajustados, un concepto clave para las mejores empresas y compañías de SaaS.
Cuando comienzo un nuevo proyecto, normalmente lo imagino seis meses después en una etapa avanzada de desarrollo que creo que es razonable. Pero el enfoque más efectivo es un método de organización magra.
Aquí hay un extracto del Harvard Business Review:
En lugar de embarcarse en meses de planificación e investigación, los empresarios lean asumen que todo lo que tienen a mano el primer día no es más que un conjunto de supuestos no probados – apuestas, en resumen. «Inclinarse» significa aprender tan rápido como sea posible, y definir el siguiente paso basado en lo que has aprendido en el paso anterior. Y si su proyecto no se trata de crear una puesta en marcha en su tiempo libre, no se preocupe: el uso del método de organización del trabajo es compatible con cualquier proyecto personal.
Aquí están los pasos principales:
- Toma tu gran idea.
- Despeja tu mente para tener una imagen clara de ella.
- Desarrollar una especie de prototipo, para obtener una retroalimentación inicial.
- Medir y analizar.
- Aprende.
- Alimenta tu idea con las lecciones aprendidas y comienza el ciclo de nuevo.
Y aquí están los principales pasos de un proyecto paralelo en el que estoy trabajando actualmente:
- Quiero monetizar mi sitio vendiendo libros blancos de marketing.
- ¿Estará la gente interesada en comprar mis libros blancos?
- Crear una página de aterrizaje (Unbounce) e implementar un sistema de pago (Gumroad) para un libro blanco de marketing que aún no existe.
- Mide el número de preórdenes.
- Aprender, analizando la idea inicial y el interés de los visitantes, si es una buena idea que un proyecto paralelo genere ingresos.
- Decide cuál es el siguiente paso (tal vez sea «Ve por ello», o «Haz otra prueba»).
Crea tu propia Hoja de ruta
Gracias al desarrollo de Lean, ahora tienes una gran idea que ha sido validada por datos objetivos! Eres una fuente de inspiración para tus seres queridos 🙂
Pero sigue siendo un gran desafío: un proyecto paralelo que probablemente requerirá más tiempo del que tiene disponible. Esto hace que el siguiente paso sea aún más estratégico en su método de organización: después de haber hecho su elección final sobre el proyecto, trace el camino hacia su realización.
En términos técnicos, esto se llama «hoja de ruta».
Comienzas visualizando tu objetivo en el futuro cercano, luego das todos los pasos necesarios para alcanzarlo volviendo «al hoy» (es un retorno al presente). Por mi parte, uno de los métodos de organización del trabajo que más me ha ayudado a gestionar mis diferentes proyectos es el enfoque ágil, que es sólo una forma elegante de describir «un enfoque que te permite avanzar rápidamente». De la definición de los principios ágiles, se derivan un montón de estrategias. Aquí hay tres herramientas que me han ayudado mucho a manejar mis proyectos:
1. Kanban
El método de organización de Kanban tiene como objetivo centrarse exclusivamente en el trabajo en curso. Una vez que se completa una tarea, se procede a la siguiente tarea de la parte superior de la lista de atrasos.
2. Scrum
El scrum es un método de organización que divide un proyecto en «secciones» que son iteraciones, correspondientes a intervalos de tiempo de duración fija. Esto permite al equipo enviar actualizaciones a la producción de forma muy regular.
3. Sprints
Un concepto de Scrum, el sprint es un período corto (idealmente menos de 4 semanas) durante el cual te centras exclusivamente en una parte del proyecto e incluye la producción de esta parte.
Soy un gran admirador de estos tres métodos de organización, y he usado Kanban en particular para mis últimos proyectos personales.
Trello es una herramienta ideal para gestionar sus proyectos según el método Kanban. Yo lo utilizo para gestionar mis proyectos y acompañar su progreso. Por ejemplo, uno de mis proyectos se refiere a la publicación mensual de un contenido en mi blog y el envío de un boletín de noticias. Una vez planeado en Trello, es (casi) como si estuviera hecho!
He añadido todas mis ideas de contenido en la columna de la izquierda con una fecha de publicación en mi calendario de Trello para recibir un correo electrónico cuando se acerque la fecha límite. La columna del medio contiene todo tipo de ideas que quiero probar en el blog (¡todavía tengo que aplicar el método lean para cada una de ellas!).
Creé la tercera columna integrando IFTTT, Pocket y Trello para que todos los artículos que añada como favoritos se guarden en una columna en mi tabla de Trello para enviarlos más tarde en mi boletín.
Deja de comer ranas vivas
«Cómete una rana viva cuando te levantes, ¡no te pasará nada peor el resto del día!» – Mark Twain
La famosa cita de Mark Twain se ha convertido en un gran principio para mejorar mi productividad y el flujo de trabajo diario. Significa concentrarse en las tareas más desalentadoras o difíciles de la mañana, las que menos quieres hacer. Sin embargo, no estoy seguro de que esto se aplique a la organización de proyectos personales. Cuantas menos «ranas grandes», mejor. Personalmente, siento cierta aprensión si tengo que enfrentarme a una tarea muy difícil. Estoy menos entusiasmado con la idea de empezar. Me siento un poco abrumado y eso me impide avanzar, aunque mis temores pueden ser infundados y la tarea puede llevar menos tiempo del que creo.
Por eso trato de prescindir de las «ranas grandes» tanto como sea posible. En cambio, tengo un montón de «ranas pequeñas».
En resumen, divide tus grandes tareas en otras más pequeñas. Creo que cualquier tarea puede ser dividida en tareas más pequeñas varias veces hasta que se ajuste a tu motivación o a tu tiempo libre.
Por ejemplo, si necesitas escribir una entrada en un blog, empieza por escribir el título. Si quieres codificar una aplicación, primero elige un buen libro sobre el tema (¡a la vieja escuela!). Si quieres tallar una canoa de madera, primero haz espacio en tu garaje para guardar el baúl.
Multiplicar a través de la automatización
En esta optimización de mis métodos de organización del trabajo, uno de los momentos más «wow» fue cuando descubrí la existencia de una herramienta que podía programar mis mensajes en las redes sociales (me gustó tanto que ahora trabajo para ellas).
¿Hay algo que esté haciendo hoy que pueda ser automatizado u optimizado a través de la tecnología?
Es una pregunta un poco retorcida, «no sabes lo que no sabes todavía». Para conocer estas oportunidades, vale la pena mirar algunos sitios de referencia.
IFTTT y Zapaper
Estos dos servicios conectan las aplicaciones entre sí, de manera que una acción en algún lugar (por ejemplo, la publicación de un tweet) desencadena una acción en otro lugar (por ejemplo, la inserción del tweet en cuestión en una hoja de cálculo).
Una ventaja muy apreciable del uso de IFTTT y Zapier radica en el descubrimiento de nuevas herramientas. IFTTT me permitió descubrir Buffer, Evernote y Pocket. Zapier también me permitió conocer muchas herramientas.
Todo esto gracias a su página que lista todos los servicios conectados – IFTTT los llama canales, los zumba.
Incluso hoy, me doy cuenta de que IFTTT está conectado a Medium, y no puedo dejar de imaginar todas las formas geniales de integrar a Medium en mis métodos de organización. Por ejemplo, crear artículos de borrador directamente de mis notas en Evernote (¡genial, lo intentaré!).
Planificación de tweets, redes sociales, alertas… ¡Uf!
Aquí hay un resumen de algunas tácticas de organización:
Redes sociales (para dar a conocer su proyecto)
He aquí una bonita forma de ahorrar tiempo: quieres mantener una presencia constante y diaria en las redes sociales, pero sólo tienes los sábados por la tarde para dedicarte a este proyecto.
Pow, ¡problema resuelto! Las principales herramientas de gestión de redes sociales ofrecen funcionalidades de post programación para publicar en Twitter, Facebook, Pinterest y otros, tanto si estás conectado como si no.
Uso Buffer para planificar mis publicaciones. Me encanta su sistema de cola de correos, muy intuitivo y útil. Hootsuite, Sprout Social, y Meet Edgar son otras alternativas populares también.
Recordatorios de eventos (para que no te pierdas nada)
Con el mismo espíritu de dividir las grandes tareas en actividades más pequeñas, y crear la hoja de ruta de su proyecto, el calendario y la gestión de eventos puede convertirse en la piedra angular de sus métodos de organización del trabajo. Hay un montón de grandes herramientas que pueden ayudarte.
Usando las fechas de vencimiento en Trello, recibirá correos electrónicos de recordatorio cuando se acerque la fecha de vencimiento.
Gmail tiene una herramienta de calendario muy útil que muestra notificaciones de pequeños eventos en la esquina inferior derecha, lo que resulta útil cuando estás chateando en Hangout y necesitas cambiar a otra tarea.
Alertas y notificaciones (seguir tendencias)
Una de las cosas que me hace perder un tiempo precioso es vagar por la web sin rumbo, aunque me justifique diciéndome que estoy buscando alguna tendencia o novedad. ¡Pero es mucho más simple que los artículos e ideas vengan a mí!
Las Alertas de Google es un clásico de su tipo, que le permite encontrar por usted y enviarle artículos por correo electrónico, si contienen las palabras clave que usted elija.
En la misma línea e igual de efectivo, está Nuzzel, que te envía diariamente un correo electrónico con las noticias más compartidas por tus amigos en Twitter y Facebook. Mi consejo es que integren este método de organización en sus proyectos: creen una nueva cuenta de Twitter y Facebook, y sigan sólo a las personas importantes relacionadas con su proyecto actual. Entonces conecta tus 2 cuentas con Nuzzel. ¡Eso es! Noticias personalizadas y dirigidas sólo para su proyecto.
¡Nunca una fecha límite!
(y otros consejos raros sobre las metas)
A largo plazo, he notado que los consejos que se aplican a los proyectos personales paralelos no son los mismos que los que se aplican a su trabajo. De hecho, la mayoría de las veces es lo contrario.
Los proyectos paralelos siguen un método de organización del trabajo muy diferente al trabajo «ordinario». Se dirigen a una parte diferente de tu cerebro y se mezclan en tu vida cotidiana de una manera muy especial. De hecho, obedecen sus propias reglas.
Mi primera regla #1: Si no cumples con tu plazo, no te preocupes.
Esa es la regla más importante para mí: ¡perdónate a ti mismo! No respires con los plazos. Tú eres el que está presionando, tu superior, tú eres el único. Así que si no quieres estresarte, está bien. Me recuerdo regularmente de este principio. Establecí una lista anual de objetivos, muchos de los cuales se convierten en proyectos. Y a menos que me equivoque, no los completo todos. El año pasado, completé el 33% de ellos.
No importa.
Los proyectos personales deben ser divertidos, demasiada presión para cumplir con los plazos puede hacer que pierdas el deseo de completarlos.
¿Y tú?
¿Cuáles son sus proyectos actuales? Cuéntenos más sobre cómo gestiona sus proyectos y sus métodos de organización dejando un comentario. También puedes encontrarme en Twitter. ¡Cuéntamelo todo!
