Una guía de Trello para optimizar su organización personal por el creador de Trello
En 2011 Justin Gallagher y Bobby Grace crearon un prototipo de aplicación web que permitió a la gente visualizar en qué estaban trabajando. Esta solicitud se convirtió en Trello. Aquí está la historia de Justin y cómo usa Trello hoy.
Si eres como yo, tienes mucho trabajo que hacer en el trabajo y en casa. Y lo peor es que todas estas tareas, citas, proyectos se guardan en varias aplicaciones y servicios: correo electrónico, calendarios, chat, pestañas del navegador web, tablas de Trello, notas, recordatorios, etc…
No puedo decirte cuántas veces lo he hecho:
- se distraía respondiendo un correo electrónico o un mensaje en lugar de trabajar en un proyecto importante.
- se dio cuenta de que tenía una reunión en 10 minutos cuando finalmente estaba listo para trabajar en este importante proyecto.
- Olvidó hacer una cita con el dentista, o enviar un mensaje al reparador, o llamar a un familiar para desearle un feliz cumpleaños de camino a casa.
Diseño
Después de leer Work Clean: El poder cambiante de la puesta en marcha para organizar tu vida, trabajo y mente, me di cuenta de que necesitaba tener todo en un solo lugar para optimizar mi tiempo y asegurarme de que las cosas importantes no se olviden. Si no has leído el libro, «misee-en-place» es una expresión usada en el negocio de los restaurantes por los chefs para decir que «todo está en su lugar» antes de una comida. El libro cuenta muchas historias para apoyar estos principios, pero trataré de resumirlas para usted.
La parte esencial del montaje es que se preparan todos los ingredientes (limpiados, cortados, pelados, rallados, etc.) así como los utensilios (ollas, sartenes, cucharas, cuchillos, etc.) antes de la cocción. Esto permite a los cocineros identificar rápidamente los ingredientes o utensilios faltantes, iniciar preparaciones complejas en el momento adecuado, y agrupar los ingredientes y el equipo para utilizarlos juntos para una preparación más eficiente. Pero va más allá de eso. Algunas personas dicen que es un estado mental o una forma de vida. De todos modos, el libro explica cómo estos principios pueden ser aplicados dentro y fuera de la cocina.
Me convencieron de utilizar el método de «set-up» para mi organización personal: si podía visualizar mis reuniones, proyectos, ideas y tareas en el mismo lugar, entonces podía planificar mejor mis días. Soy un poco parcial, pero la interfaz, el aspecto visual, las listas y los mapas de Trello me parecieron la mejor solución.
Creación de tablas y priorización
Antes de explicar cómo poner todo en una tabla, volvamos a la estructura básica. Así es como se ve mi mesa (con los detalles redactados, por supuesto):
Las listas se explican por sí solas, pero echemos un vistazo rápido:
Hoy
Vivo en la parte norte de la ciudad de Nueva York y paso tiempo en el tren casi todos los días. Paso 10 o 15 minutos cada mañana planeando mi día en la lista de «Hoy». Muevo las cartas de «Mañana», «Próximamente», «Esperando» y «Buzón». Primero tomo las tarjetas que representan una reunión y las pongo en orden cronológico. Es fácil identificarlos y organizarlos porque el nombre de la tarjeta comienza con «M:» (M de reunión) y hay una fecha límite que coincide con la hora de la reunión. Luego miro el tiempo que paso fuera de las reuniones y hago una lista de proyectos según su importancia y el tiempo disponible.
Mañana
Es bastante obvio. La lista contiene tareas que no pueden hacerse hoy pero que deben hacerse rápidamente. Las tarjetas que representan los eventos del calendario aparecen automáticamente en esta lista con 24 horas de antelación, así que puedo empezar a ver que la lista de mañana toma forma a medida que las cosas progresan. Explicaré cómo funciona esto un poco más adelante.
Esta semana
No es para hoy ni para mañana, pero me gustaría tener las tarjetas de esa lista terminadas para el fin de semana. A medida que la semana avance, esta lista se irá reduciendo cada vez más. Si no es así, me lo voy a preguntar, porque tal vez estoy dando demasiada importancia a un trabajo que surge inesperadamente.
Esperando
Tareas que tal vez haya que hacer pero que aún no he programado.
Bandeja de entrada
Puse las tarjetas aquí antes de poder asignarlas a otras listas. Muchas de las tarjetas de esta lista se generan automáticamente a partir de un correo electrónico o una conversación de correo electrónico.
Terminado
En mi método personal de organización, esta es mi sala de trofeos. Todas las cosas que han sido completadas, miradas o memorizadas. Me gusta mantener el tablero filtrado por «*» para que los contadores se muestren al principio de cada lista. Es agradable ver que se han completado cientos o incluso miles de tareas. Periódicamente, archivo todas las tarjetas en la lista de «terminadas» sólo para poner a cero el contador, generalmente después de que las 1000 tarjetas se han ido.
Referencias
La lista de «referencias» no forma parte del flujo de trabajo como las demás. En cambio, es un lugar donde puedo guardar objetos para recordar o inspirarme.
A veces pongo tarjetas asociadas a una entrada de blog que he leído y quiero tener en cuenta mientras trabajo. Otras veces, son los objetivos trimestrales o anuales que nos fijamos. A veces es sólo una bonita imagen como cubierta de un mapa. En general, el contenido de esta lista cambia con bastante frecuencia. Diría que normalmente tengo de 3 a 6 mapas aquí. Esto es lo que parece ahora mismo:
Automatización
El objetivo principal de este método de organización personal es tener un único lugar donde pueda visualizar lo que necesito hacer. Para que funcione, necesito tener todo en una sola tabla. Envío y proceso en Trello tareas relacionadas con las próximas reuniones, correos electrónicos que necesitan ser leídos o contestados, proyectos, llamadas telefónicas, ideas al azar, documentos para revisar y cualquier otra cosa que necesite recordar.
Habría sido aburrido y largo crear manualmente mapas para cada elemento, y sabía que nunca habría sido lo suficientemente disciplinado para hacerlo (¡lo admito!). Quería automatizar las importaciones de datos en Trello tanto como fuera posible.
Zapier es un servicio que simplifica la conexión entre las aplicaciones y la automatización del flujo de trabajo. Lo he usado en el pasado para automatizar algunos pequeños procesos, y como hay un potenciador de Zapier para Trello, pensé que sería de gran ayuda.
Tengo una configuración «zaps» para importar mis correos electrónicos, eventos de calendario y mensajes.
Así es como funciona para cada tipo de datos:
Correo electrónico
Un pequeño aparte… La organización personal de mis e-mails es particular. Funciona muy bien para mí, así que describiré mi método en caso de que quiera probarlo. Pero probablemente tienes diferentes sistemas que funcionan para ti. Deberías poder personalizar este «zap» fácilmente para que se ajuste a la forma en que administras tus correos electrónicos.
Accedo a mis correos electrónicos principalmente con una aplicación. Tengo Airmail 3 en mi macbook profesional y uso el viejo Mail en iOS. A veces utilizo la aplicación de Gmail si estoy en un ordenador diferente. Configuré todas las aplicaciones de la misma manera.
Siempre prefiero usar aplicaciones que soporten bandejas de entrada unificadas. Me permite ver todos los correos electrónicos de mis diferentes cuentas a la vez (dos cuentas de negocios y dos cuentas personales).
Entonces tengo una sección de mensajes no leídos. Cada vez que reviso mis correos electrónicos (lo cual intento no hacer muy a menudo durante el día), clasifico rápidamente los mensajes no leídos (de nuevo uso la bandeja de entrada unificada, por lo que es para todas las cuentas). No me interesan las etiquetas, el archivado o el ordenamiento de mis correos electrónicos. Al clasificar, prefiero dejar de lado los mensajes que requieren más de 30 segundos de atención, y luego tratarlos en un momento más significativo (que por lo general no es de inmediato). Si recibo publicidad no deseada, me doy de baja o lo reporto como spam. Para cualquier cosa que requiera más de 30 segundos de atención, asigno una estrella (a veces llamada bandera) para más tarde.
Luego tengo una sesión de mensajes estelares. Estos mensajes necesitan un poco más de atención. Pueden ser largos correos electrónicos que necesitan ser leídos en profundidad, pueden contener archivos adjuntos que necesito ver, o pueden requerir una respuesta un poco más meditada. Trato de mantener un máximo de 10 mensajes estrellados. A veces puedo tener hasta 25 mensajes estrellados. Esto puede suceder cuando estoy particularmente ocupado con proyectos importantes o cuando vuelvo de vacaciones. Cuando esto sucede, me hago tiempo para mí mismo para manejar mis correos electrónicos.
Y finalmente tengo una sección con todos los correos electrónicos marcados como leídos. Casi nunca los miro. No me molesto en archivarlos. En cambio, dejo esa sección tal como está. Es raro que tenga que volver a un viejo correo electrónico que ya he manejado. Y en las raras ocasiones en que lo hago, la búsqueda de correo electrónico funciona muy bien.
Volvamos a nuestra tabla de Trello. He configurado un zap que añade un mapa a la lista de la bandeja de entrada cuando informo de un mensaje. He añadido el prefijo «E:» a cada tarjeta, para que sea más fácil reconocer estos correos electrónicos entre otras tareas. El zap recupera el asunto del correo electrónico, añade un enlace a Gmail, así como el cuerpo del correo electrónico y los archivos adjuntos. Esto es lo que parece:
Reuniones
No había considerado las reuniones como una tarea de mi lista de todo antes de pasar a este sistema, y eso fue un error. Sin una visión general de todo lo que tenía que hacer, y especialmente de las cosas que tenía que hacer en momentos específicos, era muy difícil administrar mi tiempo de manera eficaz y mejorar mi organización personal.
Para manejar las reuniones, recurrí a Zapier otra vez. Puse zaps para crear mapas en la lista de «mañana» para todos los eventos de la agenda 24 horas antes. Así que tengo mapas para las reuniones, 1:1s, etc. Para que los mapas de las reuniones sean fácilmente identificables, añadí el prefijo «M: » (de «meetings») al título del mapa. Aquí hay una captura de pantalla del zap, puedes ver como uso el nombre del evento, lugar, descripción, hora de inicio y un enlace a la sala de videoconferencia si se proporciona.
Mensajes de chat
Tenía mensajes de fondo cuando usábamos Slack en trellos. Me daba cuenta de que la gente me enviaba preguntas o ideas, y recibía el mensaje en un momento en el que no podía responder. A veces me encontraba en medio de una conversación o a punto de irme. Desafortunadamente los mensajes fueron marcados inmediatamente como leídos y con demasiada frecuencia olvidé responder. Por suerte puedes marcar los mensajes con estrellas en Slack, y usé esta función para crear tarjetas en mi lista de la bandeja de entrada.
Espero replicar esto en Stride cuando sea posible.
Otras tareas
Hasta ahora he explicado cómo manejo las tareas y reuniones usando otras herramientas. Por supuesto que siempre hay tareas que surgen que aún no forman parte de una herramienta que permita automatizar su gestión. En mi opinión, debería ser lo más simple posible capturar estas ideas, temas y tareas en una tabla. Hago esto de dos maneras:
Tarjeta iOS Quick Card Crear a través del tacto 3D
3D Touch es una aplicación Trello en iOS que abre una opción para crear un nuevo mapa. La interfaz de creación de mapas muestra las últimas tablas y listas utilizadas, por lo que es una forma fácil de añadir mapas a la lista de «bandeja de entrada». ¡Y funciona incluso cuando estoy desconectado!
Usando Siri
Si quiero crear una tarjeta sin tener que escribir, uso Siri. Esta vez usé IFTTT en lugar de Zapier porque este último se conecta más fácilmente a los SMS. Una vez configurado, añadí el número de teléfono asignado por el IFTTT a un contacto llamado «Trello» en mi teléfono. Ahora puedo decir «Siri, envía un mensaje a Trello…» y él añadirá una tarjeta a la lista de «Buzón de entrada» de mi pizarra. ¡Qué práctico!
Encendidos
Utilizo 7 potenciadores con mi tablero: Automatización de zapateros, calendario, repetidor de tarjetas, siesta de tarjetas, Dropbox, Google Drive y paquete de rastreo.
Tareas repetitivas
Utilizo el «repetidor de tarjetas» para crear automáticamente tarjetas para tareas cíclicas. Aquí están las tarjetas recurrentes que he configurado:
Pausa
A veces, a medida que la semana avanza, se hace evidente que algunas tarjetas de la lista de «esta semana» no serán procesadas. A menudo utilizo la función de «siesta de la tarjeta» para pausarlos hasta la próxima semana.
