Usar a Trello con total seguridad y confidencialidad
En Trello, nos gusta la flexibilidad, incluso cuando se trata de configurar las reglas de privacidad de Trello. Estos pueden ser modificados para asegurar instantáneamente su pintura de acuerdo a sus necesidades.
Cada panel de Trello tiene tres configuraciones de privacidad:
- Soldado
- Visible por los miembros del equipo
- Público
Dependiendo de cómo utilice su tabla, cada uno de estos ajustes puede ser útil por diferentes razones. Veamos cómo puedes ajustar estas reglas de privacidad en Trello y gestionar el acceso a tus mesas.
Cómo ajustar las reglas de privacidad en Trello
Cuando creas una nueva mesa en Trello, hay dos posibles reglas de privacidad por defecto. Si creas una matriz personal que no forma parte de un equipo, será considerada Privada por defecto, y sólo tú y los miembros que añadas a la matriz podrán acceder a ella.
Si creas una matriz alojada por un equipo, entonces la regla de privacidad por defecto de Trello será Visible por los miembros del equipo . Recordatorio: un equipo en Trello corresponde a una agrupación de mesas y miembros de Trello a menudo asociados entre sí, a un departamento o un servicio, o incluso a su familia.
Aquí están las opciones para restringir el acceso a sus cuadros de Trello, de acuerdo con las reglas de confidencialidad:
- Si una matriz es Visible por los miembros de un equipo , significa que cualquier miembro de ese equipo puede ver, unirse y editar los mapas.
- Si una matriz es Privada , sólo los miembros de esa matriz pueden verla.
- Si una tabla es Publi c, cualquiera con el enlace a la tabla puede verla .
Al crear la tabla, se establecerán las reglas de privacidad predeterminadas. Pero puedes cambiarlos haciendo clic en el enlace «Editar»:
En el ejemplo anterior, un equipo está asociado a esta tabla (en este caso el equipo Taco). Por lo tanto, la tabla sigue la regla de confidencialidad por defecto de Trello: Visible para los miembros del equipo . Puedes cambiar la visibilidad al mismo tiempo que creas la tabla, o más tarde en cualquier momento.
Siempre hay un icono y un texto en la esquina superior izquierda de la mesa que indica la configuración de privacidad de la mesa. Puedes hacer clic en él y cambiar la configuración en cualquier momento.
Cuándo usar cada una de las reglas de privacidad de Trello
La regla de confidencialidad de cada cuadro de Trello le ofrece diferentes posibilidades. A continuación se presentan algunos ejemplos de uso de cada opción.
Trello reglas de privacidad de una matriz Privado
Si pones tu mesa en Privada , esto significa que es segura y sólo los miembros añadidos a la mesa pueden acceder a ella.
En general, los usuarios de Trello eligen la regla de privacidad predeterminada Privada para proteger la información, los documentos y los métodos de trabajo. Hay algunos procesos de trabajo bastante populares en las mesas privadas :
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Reuniones 1:1 : es común que los gerentes tengan reuniones rápidas con cada uno de sus informes directos una vez a la semana, o incluso sólo una vez al mes. Tener una pizarra privada con la lista de temas a discutir es una excelente manera de mantener la agenda confidencial, pero también para poder consultarla fácilmente después.
Private Trello 1:1 son muy útiles porque los miembros pueden añadir tarjetas cuando se les ocurra, y no sólo cuando la reunión se esté celebrando. Otra buena idea es añadir una lista de «Solicitud de seguimiento» para que los temas importantes no se pasen por alto en la próxima reunión. El famoso diseñador Jonathan Hoefler utiliza este flujo de trabajo con sus informes directos.
- «Hacer» Personalmente: si usas una matriz para llevar un registro de tus tareas personales, hacerla privada podría ser una buena idea. Puedes añadir tus manuscritos, tus reflexiones o adjuntar notas de Evernote a las tarjetas para reunir todo tu «Eureka».
Reglas de privacidad Trello de una matriz Visible por los miembros del equipo
Como recordatorio, un equipo Trello es un grupo de miembros que tienen acceso a un conjunto de tableros Trello que son alojados por este equipo.
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Cuando te conectas a Trello.com, puedes ver las tablas a las que perteneces, agrupadas por equipo. Junto al nombre del equipo, también puedes cambiar a «Todas las tablas visibles de tu equipo», ver todos los miembros del equipo y la configuración del mismo.
A continuación se presentan algunos casos concretos de uso de las reglas de privacidad «Visible por los miembros del equipo» :
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Trombinoscopio: Una tabla de «Quién hace qué» como directorio digital de empleados, visual y accesible para todos. Cuando los nuevos empleados se unen al equipo, pueden asociar fácilmente los nombres con las caras y aprender un poco más sobre sus nuevos colegas haciendo clic en su tarjeta. Además, es genial que los nuevos empleados puedan crear su propia tarjeta personal.
Estas tablas se establecen en Visible por los miembros del equipo para que todos los empleados de la empresa puedan tener acceso a esta información. Esta es una gran manera de evitar esa situación embarazosa en la que has hablado con alguien docenas de veces en la sala de descanso y no te atreves a preguntarle su nombre de nuevo. Sólo echa un vistazo a la pizarra. -
OKR y planificación de objetivos : a pesar de la imposibilidad de predecir el futuro, los OKRs y otras estructuras de fijación de metas son importantes para tratar (al menos) de definir sus planes para el futuro.
Visible para los miembros del equipo significa que nadie tiene que molestar a nadie en el chat para obtener actualizaciones de estado: sólo mira la tabla Trello.
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Trello reglas de privacidad de una matriz: Público
Las matrices Public son extremadamente útiles para casos de uso muy específicos .
No lo olvides: todo lo que necesitas es el enlace para ver la mesa. Así que TODOS pueden acceder a ella, incluso sin ser parte de su empresa. Como son enlaces públicos, pueden aparecer incluso en los resultados de búsqueda de Internet.
Sólo los miembros de la tabla Public pueden mover o modificar los mapas. Pero no es necesario ser miembro o usuario de Trello para ver todos los mapas y los respaldos de los mapas. Te preguntarás por qué quieres una junta pública si ya puedes compartir una junta con todo tu equipo.
En efecto, ¿cómo se pueden delegar eficazmente las tareas si no se realizan correctamente?
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Hojas de ruta públicas : las grandes empresas como Slack y Twitter (y Trello!) a menudo necesitan una forma pública de comunicarse con sus usuarios y mostrarles lo nuevo en el negocio.
Public en Buffer.
Public para que los desarrolladores de la API sepan qué características están por venir y cuáles están descontinuadas.
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Recursos y plantillas : para los usuarios que quieran alojar una multitud de recursos y compartirlos, pueden hacerlo con un tablón Trello Public . Esto es a menudo conveniente para los educadores, profesores o incluso los miembros de Trello que quieren mostrar su uso específico de Trello compartiendo un tablero de plantillas.
Público para compartir sus retrospectivas y ejercicios. Para ver otros tableros públicos, visite la galería de plantillas de Trello. Estas tablas nos permiten compartir miles de muestras de pinturas que usted puede copiar, personalizar y adaptar a sus propias necesidades.
Asegure sus matrices y flujos de trabajo Trello
Listo, ya está hecho. Cada una de las tres reglas de privacidad de Trello – Privada , Visible por los miembros del equipo y Pública – permite flujos de trabajo y usos radicalmente diferentes, con total seguridad.
Las tablas Trello son infinitamente versátiles, así que es fácil diseñar una que satisfaga tus necesidades y las de tu equipo. No olvides tomarte el tiempo para asegurar tu información privada y personal antes de ir a trabajar.
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