¡Utiliza a Butler para automatizar tus procedimientos de trabajo en Trello!

Trello Butler automatisation

Despídanse de los interminables clics y de los interminables mapas en movimiento. ¡Saluda a la automatización de tareas, reglas, órdenes programadas y mucho más!

Piense en Butler como el socio virtual elegido para la eficiencia de su equipo, permitiéndole crear un proceso perfecto para cualquier tarea o flujo de trabajo para sus tablas y/o mapas.

Además, no necesitas un título en codificación. Las automatizaciones son fáciles de crear, en un lenguaje natural. Sólo abre la ventana de creación de comandos de Butler y selecciona lo que quieres que haga, sin tener que escribir una sola línea de código.

Icing on the cake: Butler está disponible para todos los usuarios de Trello. Además, los usuarios de Business Class y Enterprise tienen acceso a funciones avanzadas y nuevas posibilidades de automatización.

Para saber más sobre las funciones de Butler que se proporcionan con su cuenta de Trello, por favor lea este práctico documento de ayuda.

Para aprovechar las automatizaciones de Butler y empezar a ahorrar tiempo, sólo tienes que hacer clic en el icono de Butler en el menú de la tabla, y sólo tienes que establecer las reglas.

Hay infinitas posibilidades de usar los superpoderes de Butler. Aquí hay algunos ejemplos:

Respeta las reglas (¡confía en nosotros!)

Imagínese. Has terminado tu último proyecto: puedes finalmente soplar y mover el mapa correspondiente en la lista de «Hecho». Y allí * instantáneamente * todos los elementos de la lista de control se marcan como completados, la fecha de vencimiento se marca como terminada y su nombre se elimina de la lista de miembros de la tarjeta. Todo sin siquiera levantar un dedo.

Butler automatique

Las reglas hacen el trabajo, automáticamente: se aplican de acuerdo a las acciones que realizan en sus tableros. Además, estas reglas pueden ser diseñadas para manejar un gran número de acciones complejas y establecer un proceso automatizado para sus matrices.

Por ejemplo, si estás en un equipo de ventas y tienes un contrato que debe estar sujeto a control de legalidad. Puede configurar una regla para asegurarse de que cada vez que una tarjeta sea movida a la lista de «Control de Legalidad», su lista de control del proceso de revisión legal se agregue a la tarjeta con una fecha de vencimiento de 2 días, y el abogado de su equipo será designado automáticamente como la persona responsable en la tarjeta.

Trello Butler regle configurer

Para configurar una regla, simplemente rellena los campos con las acciones que quieres que sucedan, cuando se produzca un disparo específico. Volvamos a nuestro ejemplo para entenderlo mejor: un disparador está configurado para activarse cuando un miembro de la mesa mueve una carta a la lista de «Hecho». A continuación, determina las acciones que desea que sucedan automáticamente cuando se produzca ese desencadenante inicial. Estos pueden ser..:

  • Marque la fecha de vencimiento como alcanzada

  • Compruebe todos los elementos de todas las listas de control del mapa

  • Retira a todos los miembros de la tarjeta.

Los disparadores pueden ser configurados para una variedad de acciones, incluyendo cuando:

  • los mapas se añaden, se mueven o se archivan

  • se añaden etiquetas, adjuntos, miembros y votos a las tarjetas

  • se añaden las fechas de vencimiento, marcadas como alcanzadas o incluidas en los nombres de las tarjetas.

  • se realizan acciones en listas de control o que se añaden listas de control a los mapas.

  • se dejan comentarios en el mapa, o se actualiza la descripción del mapa.

  • se introducen, actualizan, definen los datos de los campos personalizados, etc.

Aquí hay algunas acciones posibles cuando se activa un disparador:

  • Mover, archivar o copiar mapas

  • Agregar o eliminar etiquetas, anexos, etc.

  • Fijar, cambiar o actualizar las fechas de vencimiento

  • Añadir, reiniciar o finalizar listas de control

  • Unirse, suscribirse y añadir / eliminar miembros de los mapas

  • Renombrar los mapas, editar las descripciones, añadir comentarios

  • Modificación, adición o eliminación de datos de campos personalizados

  • Clasificación de las listas según diversos criterios

  • Interactuar con mapas vinculados

  • Envío de correos electrónicos (disponible con Business Class, Enterprise y Gold)

  • Envía la información a una URL (disponible con Business Class, Enterprise y Gold)

  • ¡Y mucho más!

Te sorprenderá la gama de posibilidades que Butler tiene para hacerte la vida más fácil.

Ejemplo de reglas

  • Obtén una visión general del trabajo de tu equipo de todos tus cuadros en un solo lugar. Por ejemplo, establece una regla en cada una de las mesas de tu equipo para hacer una copia de cada mapa movido de la lista de Terminados de la mesa a la mesa general del equipo.

  • Cuando se crea un mapa en una lista «Por hacer», se añade automáticamente una lista de verificación con los pasos para no olvidar nada.

  • Cuando se añade alguien a una tarjeta, pídele a Butler que fije automáticamente la fecha de caducidad en cinco días hábiles y que publique comentarios como «¿Está bien para este período?

  • Cuando introduzca un nombre de tarjeta que termine con una fecha, configure la tarjeta de modo que esta fecha se convierta automáticamente en la fecha de caducidad de la tarjeta. Este sistema es perfecto para enviar tarjetas por correo electrónico a tu pizarra.

  • Cuando alguien complete la lista de verificación de «Pasos de la Fase 1», mueva el mapa a la lista de «Fase 2» y añada la lista de verificación de «Pasos de la Fase 2».

Creando botones para más agilidad

Butler también te permite crear una automatización personalizada para mapas y tablas con un solo clic. Los botones del mapa gestionan las tareas a nivel del mapa y aparecen en el reverso del mismo. Los botones de la mesa, por otro lado, aparecen en la parte superior de la mesa y permiten realizar tareas en toda la mesa. Lógico.

Trello Butler

Lo que es realmente interesante es que puedes crear botones que pueden realizar múltiples operaciones con un solo clic. Por ejemplo, un botón de tarjeta, cuando se hace clic en él, puede mover esa tarjeta a una lista específica, puede añadir una fecha de vencimiento en dos días, añadir un miembro de la mesa y aplicar una etiqueta específica. O bien, un botón de mesa podría mover cada tarjeta con una fecha de vencimiento vencida a una lista específica y clasificarlas por etiqueta.

Además, Butler está pensando colectivamente. Es decir, los botones del mapa y del tablero creados por cualquiera en el tablero pueden ser utilizados por todos. Esto permite que todo su equipo se mantenga en la misma longitud de onda al crear un flujo de trabajo, ya sea notificando a la siguiente persona en un flujo de trabajo o priorizando las tareas de la semana.

Butler

Para crear botones personalizados, primero seleccione si desea crear un botón de mapa o un botón de tabla y luego déle un nombre al botón. Entonces, la creación de una tarea es un juego de niños: sólo tienes que añadir las acciones que quieres realizar, especificando la lista o la etiqueta, por ejemplo.

Butler actions du buton

Las acciones del botón del mapa pueden incluir algunas o todas las siguientes:

  • Mover o archivar un mapa

  • Añadir / eliminar etiquetas y fechas de vencimiento

  • Marque las fechas de vencimiento alcanzadas

  • Comprobar los elementos de la lista de comprobación, añadir listas de comprobación y restablecer las listas de comprobación

  • Unirse, suscribirse y añadir / eliminar miembros en los mapas

  • Añadir comentarios, renombrar los mapas y modificar sus descripciones

Las acciones de los botones de la tabla pueden incluir:

  • Creación de nuevos mapas con descripciones en listas especificadas

  • Creación, archivo y organización de listas

  • Mover y archivar mapas en una lista

  • Ordena las cartas en una lista por fecha de vencimiento, nombre, votos, campos personalizados, etiquetas y fecha de creación.

Ejemplo de uso del botón

Butler boutons

  • ¿Listo para ir a trabajar? Crea un botón de tarjeta para iniciar una tarea que mueve la tarjeta a la lista de «En progreso» y añade tu nombre a la tarjeta junto con una fecha de vencimiento.

  • Comienza cada semana con un botón de tabla para archivar la lista de «Hecho» de la semana anterior y crear una nueva lista de «Hecho».

  • Añade un botón de tarjeta que automáticamente mueve la tarjeta a «Hecho», marca la fecha de vencimiento como alcanzada y elimina tu nombre de la tarjeta. Incluso puedes hacer que Butler añada automáticamente un comentario para que tu jefe recuerde lo duro que trabajas cada día.

  • ¿Nunca sabes en qué trabajar después? Añadir un botón de tabla para mover aleatoriamente una carta de la lista de «Por hacer» a la lista de «En progreso». No dejes que la indecisión obstaculice tu eficiencia.

  • Supongamos que se aplica una etiqueta verde cada vez que se arregla un error para que su equipo sepa lo que ya se ha hecho. Crea un botón de tabla para archivar automáticamente todas esas cartas con etiqueta verde y ahorrarte muchos clics.

  • Obtén una vista ordenada de tu campo de batalla atrasado creando un botón para clasificar las cartas según los puntos de historia del campo personalizado, la fecha de vencimiento, los votos, etc.

Haz del tiempo tu aliado

Si está usando una cuenta de Business Class, Enterprise o trello gold, tiene la posibilidad de configurar a Butler para que lance automáticamente los pedidos en una fecha y hora determinadas.

Los controles son ideales para las tareas recurrentes y el mantenimiento regular de la tabla, como mover y archivar mapas, clasificar listas y añadir nuevas listas a una tabla. Estos comandos pueden ser configurados para ejecutarse a horas específicas cada día, cada semana, cada mes, cada año… como usted vea.

Butler automatiquement des commandes à une date

Por ejemplo, en una tabla de sprint semanal, puedes programar un comando para que el comienzo de cada semana sea lo más suave posible:

  • Todos los lunes a las 9 de la mañana,

  • Archivar todos los mapas de la lista «Última semana»

  • Mueve las cartas de la lista de «Esta semana» a la lista de «La semana pasada»

  • Mueve todas las cartas de «Próximas tareas» a «Esta semana» y ordénalas por fecha de vencimiento.

¡Si Butler también se asegurara de que un buen café esté listo cuando llegues a la oficina! ☕️

Los comandos de fecha de caducidad utilizan la fecha de caducidad de una tarjeta como disparador y pueden programarse para realizar una serie de acciones a medida que se acerca, alcanza o supera la fecha de caducidad de la tarjeta.

Butler

Poner en marcha las órdenes con la fecha de vencimiento es una gran manera de asegurarse de que nada importante caiga en el olvido informando de mapas incompletos tardíos, por ejemplo:

  • Para cuando una tarjeta ha llegado a la fecha límite

  • Mueve el mapa al principio de la lista

  • Añade una etiqueta roja a la tarjeta

  • Publica un comentario «@card ¿Dónde estamos?»

Los comandos programados ofrecen una poderosa forma de mantener tus cartas y mapas organizados y actualizados para que puedas dedicar más tiempo a las cosas bellas de la vida, como esa entrada de blog que se suponía que ibas a escribir la semana pasada y que Butler te acaba de recordar.

Mayordomo : servicio de 5 estrellas

Y la guinda del pastel de la actuación: tan pronto como Butler se activa en tus tablas, inmediatamente tiene ideas para hacerte la vida más fácil. Cuando actives a Butler, haz clic en el botón «Recomendaciones» y Butler realizará automáticamente un análisis rápido de tu tablero para analizar las acciones más comunes y sugerirlas en forma de botones que se pueden crear con un solo clic.

¡Así que no lo duden más y lleven el poder de la automatización de Butler a sus tableros!

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